借力数字化，强化政府采购需求管理

借力数字化，强化政府采购需求管理 

采购需求，是政府采购活动的核心。如何科学、合理、高效地进行采购需求管理，一直是困扰许多采购人的问题。今年4月，财政部印发《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号），进一步明确了采购人在采购需求管理中的主体责任，并就相关实施标准作出说明，为采购人科学合理制定采购需求提供了重要依据。

与此同时，随着移动互联网、云计算、大数据的发展及其在政府采购领域的快速创新与应用，如何适应政府采购各相关方不断变化和增长的需求，探索落实采购人主体责任、保障政府采购活动阳光高效的新模式、新路径，成为采购需求管理实践乃至政府采购数字化转型实践中亟待解决的新课题。

本文结合《政府采购需求管理办法》及行业相关法律法规、制度文件等内容，以及政采云在开发采购需求管理系统过程中的实践经验，对政府采购需求管理提出思考和建议，为落实《政府采购需求管理办法》、提升执行效率提供思路参考。

借力数字技术 促进采购需求标准化

近年来，我国政府采购正在经历由重流程的“合规化”采购向重需求的“专业化”采购转变，对于采购需求的管理要求也逐步增强和细化。比如，《政府采购法实施条例》第十五条明确，采购需求应当符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。除因技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求外，采购需求应当完整、明确。《政府采购需求管理办法》第八条强调，确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。

实践中，采购单位由于采购需求不合理、不明确造成的实际价格超过预算导致采购失败、受到供应商质疑的情况时有发生。本质上，是由于各类采购项目技术要求复杂，采购人缺乏前期需求调研导致技术商务要求不合理，以及对国家资产配置标准的规定了解不够造成的。通过数字化处理，将大量标准参数变为可提取、易比对的数据，可以大大降低失误风险、提升采购效率。

以计算机、耗材这类货物类商品为例，这些商品往往型号多、迭代快，技术参数较为复杂，将商品的技术参数进行数字化、标准化，在采购需求文件编制环节实现自动关联技术参数，并作为审核的参考依据，可以大大提高采购需求的准确性，同时也能提升采购活动的便利性，减轻人工的成本与压力，为提升采购效率提供有力的数据支撑。此外，根据《政府采购需求管理办法》，采购人应当对进口产品的采购是否必要，是否落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策要求进行重点审查，将相关要求标准进行公式化配置，实现不符合政策要求或采前论证等必填项空缺的需求流程不可提审，可以从源头上降低违规采购的风险。

将需求嵌入内控流程 提升采购合法合规性

2014年10月中共中央通过《关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》，要求“对财政资金分配使用、国有资产监管、政府投资、政府采购、公共资源转让、公共工程建设等权力集中的部门和岗位实行分事行权、分岗设权、分级授权，定期轮岗，强化内部流程控制，防止权力滥用。”2016年7月，财政部发布《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号），进一步规范政府采购活动中的权力运行，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效。这两个文件的发布对于推进依法采购、规范政府采购行为具有重要意义，也为强化政府采购内控管理制度提供了方向。

在采购需求管理中，合理利用内控制度可以有效提升采购合法合规性及执行效率，确保相关工作有序执行。《政府采购需求管理办法》在第四章专门将“风险控制”列为一章进行细化说明，可见内控环节在采购需求管理中的重要性。其中，第二十九条规定，采购人应当建立审查工作机制，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查。第三十四条还明确提出，采购需求和采购实施计划的调查、确定、编制、审查等工作应当形成书面记录并存档。采购文件应当按照审核通过的采购需求和采购实施计划编制。

经过近几年的发展，我国政府采购信息化水平不断提高，内控制度的建设也伴随着数字化的发展加快了步伐。运用数字化手段，推动内控机制改革创新，将采购预算、采前调研论证、政策要求等嵌入内控流程，打通业务系统的数据流、信息流，建立政府采购与预算、财务（资金）、资产、使用等相关岗位之间沟通协调的工作机制，对政府采购需求管理进行有效监督，可以大大优化内部审批流程，提高采购工作效率。

政采云采购管理系统 数字技术创新应用的实例

依据现行的政府采购相关规定，采购人需要负责编制采购需求文件和采购计划、组织招标、对投标人进行资格审查、组织项目验收、进行采购档案管理、答复供应商询问和质疑等，需要花费大量精力。在这样的模式下，采购需求管理工作很难兼顾质量和效率的要求。近年来，随着数字技术赋能政府采购交易、监管、服务的实践不断深入，数字技术与采购需求管理环节的融合日益加深，为采购人带来兼顾质量与效率的可能性。

以政采云采购管理系统为例，在采购需求管理方面已经实现了以下功能：采购需求编制页面关联已选商品，一键提取技术参数，辅助需求文件科学编制；打通预算管理系统，规范关联采购确认书，基于已有项目预算开展采购执行；嵌入内部控制规范，将政策法规标准进行公式化设置，对采前认证及国产、进口、环保、节能等政策打标商品等规范性环节设置操作提醒，辅助科学高效审查，提升内部风险控制管理水平；打通APP、小程序，随时随地移动审批，提升采购需求管理效率。

政采云采购管理系统是政采云结合采购单位采购管理难点、痛点，按照“让采购管理更合规、更高效、更智能”的建设思路，以“强化内控建设”为特色，面向采购监督管理部门和采购人推出的集交易、监管、服务于一体的技术解决方案。系统贯穿于采购业务的全生命周期，实现了对采购业务从采购需求管理、采购实施计划，到采购寻源、采购执行的全流程数字化，进一步提升了风险控制管理水平，推动采购执行更阳光、更科学、更规范，同时降低采购成本。

目前，政采云采购管理系统已在部分企事业单位中推广应用。未来，政采云还将依托政府采购云平台建设经验及资源优势，进一步探索延伸使用场景，根据不同采购方式下对采购需求的差异化要求，完善系统建设，赋能采购和监管，为采购需求管理提质增效注入新的动能。